RPA là gì? Những lợi ích của RPA trong thời đại 4.0

RPA là gì? Là viết tắt của Robotic Process Automation, tạm dịch ra tiếng Việt là Tự động hóa quy trình bằng Robot. Là một công nghệ quan trọng trong thời đại phát triển 4.0. Tuy nhiên vẫn còn rất nhiều người chưa biết đến khái niệm công nghệ RPA là gì. Bài viết sau đây sẽ cung cấp đầy đủ cho bạn đọc những kiến thức quan trọng về chủ đề trên.

1. RPA là gì?

RPA hay Robotic Process Automation là một công nghệ tự động được áp dụng để thay thế cho con người, trong việc thực hiện các công việc có tính chất lặp đi lặp lại không đòi hỏi quá nhiều công sức hay chất xám. Chỉ bằng một vài lần nhấp chuột, Robot có thể thay thế hàng chục, hàng trăm người trong quá trình sản xuất. Các tác vụ sẽ được thực hiện một cách tự động, nhanh chóng với độ chính xác lên tới 100% cùng sự ổn định bất biến so với con người.

Lấy một ví dụ thực tế: Trong một doanh nghiệp, phòng kế toán sẽ có 6 người thực hiện các công việc trên Excel bao gồm: tải dữ liệu về, phân tích số liệu và nhập kết quả vào file công việc để cuối ngày gửi email kết quả lên cấp quản lý. Với công nghệ RPA, doanh nghiệp có thể áp dụng Robot để thực hiện toàn bộ các công việc của một kế toán thực thụ. Các công việc như tải xuống, phân tích số liệu và gửi mail kết quả công việc sẽ được Robot thực hiện như người thật nhưng với độ chính xác cao hơn, tốc độ xử lý nhanh hơn.

2. Lợi ích của RPA Developer là gì?

2.1 Cải thiện năng suất

Nếu đặt ra cho Robot và nhân viên cùng một công việc nhất định, Robot có thể thay thế năng suất của hàng chục, thậm chí là hàng trăm nhân viên. Nếu nhân viên cần trung bình 1 tiếng để thực hiện công việc (không kể việc hiệu suất công việc có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều nguyên nhân chủ quan hoặc khách quan khác) thì Robot chỉ cần khoảng 30 phút để giải quyết. Bên cạnh đó, độ chính xác của Robot trong quá trình hoạt động sẽ vượt trội hơn so với con người.

2.2 Cải thiện chất lượng nhân lực

RPA giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng hoạt động, cách thức sử dụng nhân sự. Thay vì yêu cầu nhân viên phải thực hiện khối lượng lớn các công việc lặp đi lặp lại vô cùng nhàm chán thì doanh nghiệp có thể sử dụng RPA để thay thế và xử lý nhanh chóng vấn đề trên. Qua đó công ty có thể khai thác tối đa tiềm năng của nhân viên trong những công việc đòi hỏi nhiều hơn ở trí tuệ và chất xám.

2.3 Cải thiện chi phí

Theo lý thuyết, năng suất của RPA có thể thay thế được năng suất của hàng chục, hàng trăm nhân viên trong cùng một công việc, cùng một thời gian. Vì vậy, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản chi phí tương đối lớn để chi trả thu nhập cho hàng trăm nhân viên trong suốt nhiều năm.

Tuy nhiên, RPA chỉ thực sự đạt được kết quả cao khi doanh nghiệp giữ vững một quy trình hoạt động không đổi trong một thời gian dài. Đối với những ngành công nghiệp thay đổi liên tục về quy trình hoạt động thì hệ thống RPA sẽ cần phải đổi mới thường xuyên, dẫn đến chi phí đầu tư tăng cao, gây phí phạm.

RPA giúp cải thiện năng suất, chất lượng nhân lực cũng như giảm thiểu bớt chi phí cho doanh nghiệp

3. RPA có bao nhiêu phiên bản hiện nay?

RPA hiện nay có rất nhiều phiên bản khác nhau, được thiết kế cho nhiều mục đích hoạt động, quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp. Có thể kể đến như:

Attended Robot: Phiên bản Robot có giám sát từ con người trong quá trình hoạt động. Một số bước điều khiển vẫn cần quản trị viên thực hiện.
Unattended Robot: Đây là mẫu Robot có thể hoạt động mà không cần bất kỳ sự giám sát hay điều khiển của con người. Trước khi đi vào hoạt động, quản trị viên chỉ cần thiết lập quy trình để Robot tuân theo.
Hybrid Robot: Đây là mẫu Robot tích hợp toàn bộ đặc điểm của hai loại trên, cung cấp cách thức hoạt động linh hoạt. Tuy nhiên loại hình Robot này khá hiếm, ít khi được sử dụng trong các doanh nghiệp hiện nay bởi quá trình thiết lập phức tạp, đòi hỏi nhiều thiết bị và quản trị viên kinh nghiệm

Attended Robot, Unattended Robot, Hybrid Robot là ba phiên bản RPA phổ biến hiện nay

4. RPA và AI có giống nhau?

Thoạt nghe bạn đọc có thể sẽ lầm tưởng RPA và AI giống nhau, tuy nhiên đây lại là hai công nghệ khác nhau. Bạn đọc có thể tham khảo sự khác biệt giữa hai khái niệm trên thông qua bảng tổng hợp ngay dưới đây:

Tiêu chí	RPA	AI
Định nghĩa	Bot được lập trình để mô phỏng lại các hành vi của con người khi thực hiện công việc	Bot được lập trình để mô phỏng hành vi thông minh, biết suy nghĩ và chủ động học tập để thích ứng với nhiều môi trường, lĩnh vực triển khai khác nhau.
Mục tiêu	Thay thế con người thực hiện các công việc nhàm chán, thủ công, lặp đi lặp lại. Qua đó tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức và tối ưu số lượng nhân sự cần sử dụng.	Cho phép Bot có thể hoạt động thông minh như con người, biết suy nghĩ và tự giải quyết được các bài toán, các công việc với thời gian ngắn hơn, hiệu suất cao hơn
Mô hình sử dụng	Sử dụng trong các mô hình kinh doanh, sản xuất công nghiệp	Sử dụng trong mọi lĩnh vực của đời sống như: bảo mật an ninh mạng, điều khiển mô hình IoT, xử lý các bài toán kinh tế, hoạch định chiến lược quy hoạch hóa đô thị.
Sử dụng loại dữ liệu	Có cấu trúc	Có cấu trúc, bán cấu trúc, phi cấu trúc
Khả năng chủ động quyết định	Không có khả năng tự quyết định	Có thể tự mình phân tích, quyết định và đưa ra giải pháp

5. Thời điểm thích hợp để đầu tư RPA?

RPA là một hệ thống đáng để đầu tư tuy nhiên để đạt được hiệu quả cao nhất, các doanh nghiệp cần lưu ý những câu hỏi sau:

Giá trị của Robot có cao hơn mức lương phải trả cho nhân viên?
Robot có thể thay thế cho công việc mang tính chất “lặp đi lặp lại”?

Bạn đọc có thể tham khảo bài toán chi phí ngay sau đây nếu muốn đầu tư vào hệ thống RPA:

5.1 Chi phí ước lượng khi thiết kế 1 con bot RPA

Để một phiên bản Robot hoạt động được sẽ cần phải có “Control Room”. Giấy phép cho control room sẽ rơi vào khoảng $10.000/năm (hoặc doanh nghiệp sẽ cần phải trả phí hàng tháng, hàng năm và không có giấy phép vĩnh viễn).
Những chi phí phát triển khác về mặt thiết bị hay linh kiện phần cứng sẽ tiêu tốn khoảng $300-400 trong suốt thời gian phát triển.
Để thiết kế 1 con bot sẽ mất khoảng 3-4 tháng và đòi hỏi trình độ của nhân sự tối thiểu ở Junior Developer với mức lương 12-13.000.000/tháng.

5.2 Thiết kế một con bot dựa trên mức độ phức tạp và khả năng thay thế con người

Độ phức tạp thấp có thể thay thế được 1-2 nhân sự.
Độ phức tạp trung bình có thể thay thế được 5 -10 nhân sự.
Độ phức tạp cao có thể thay thế được hàng chục, hàng trăm nhân sự.

Khả năng xử lý các tác vụ phức tạp của con bot sẽ phụ thuộc vào độ khó của các công việc cần RPA thay thế. Một công việc có thể đơn giản về quá trình xử lý song số lượng các tác vụ cần hoàn thành lớn thì cũng được xếp vào độ phức tạp cao.

6. RPA cần những công cụ nào để phát triển?

Để phát triển mô hình RPA, nhà phát triển cần sở hữu giấy phép công nghệ từ một đơn vị cung cấp RPA. Sau đây là 4 nhà cung cấp RPA phổ biến nhất trên thế giới hiện nay:

UIPath: UIPath là công ty phần mềm toàn cầu chuyên sản xuất phần mềm tự động hóa quy trình bằng Robot. Thông thường các mô hình triển khai của hãng phục vụ cho các doanh nghiệp thuộc quy mô vừa - nhỏ. Một ví dụ điển hình về doanh nghiệp đang sử dụng UIPath là CMC Global, hiện đang lấy license/partner của UIPath.
Automation Anywhere: Phục vụ cho mô hình doanh nghiệp vừa - lớn
Blue Prism: Thuộc quy mô Enterprise, Blue Prism là đơn vị cung cấp RPA nổi tiếng ở nước ngoài bởi các mô hình RPA của hãng đều ở quy mô lớn với độ phức tạp cao
Microsoft Power Automate: Là hệ sinh thái RPA của Microsoft cung cấp cho các doanh nghiệp và tổ chức hiện nay.

Để phát triển mô hình RPA, nhà phát triển cần sở hữu giấy phép công nghệ từ một đơn vị cung cấp RPA

7. Xu hướng RPA trong thời đại 4.0

Theo báo cáo của Gartner, RPA là một trong top 10 xu hướng công nghệ hàng đầu trong những năm 2020s trên toàn thế giới, RPA sở hữu tốc độ tăng trưởng có thể đạt tới 20% mỗi năm.

Cũng trong bài báo cáo của Gartner, quy mô thị trường tự động hóa RPA trong năm 2020 tăng gần 38,9% với trị giá vào khoảng 1,9 tỷ đô la Mỹ. Trong thị trường phần mềm doanh nghiệp, RPA có tốc độ phát triển thuộc phân khúc cao nhất. Các nghiên cứu của Forrester đã dự đoán trong năm 2021, quy mô thị trường RPA toàn cầu có thể đạt 2,9 tỷ đô la Mỹ.

Một báo cáo gần đây của Grand View Research, quy mô thị trường tự động hóa RPA toàn cầu dự kiến sẽ đạt tới 13,74 tỷ đô la Mỹ vào năm 2028.

Tại sao RPA lại được coi là một xu hướng công nghệ trong thời đại 4.0? Bạn đọc sẽ được giải đáp ngay sau đây:

Công nghệ RPA gần như không chịu bất kỳ ảnh hưởng tiêu cực nào từ đại dịch Covid 19 vừa diễn ra trên thế giới. Thậm chí RPA còn có thể tận dụng các lợi thế để khai thác tiềm năng phát triển trong thời gian đại dịch hoành hành.
Dự đoán của Gartner cho hay, tính đến năm 2022 đã có tới 90% doanh nghiệp, tập đoàn đa quốc gia nhận thức được tầm quan trọng và bắt đầu triển khai hệ thống RPA để khai thác tiềm năng mà ứng dụng này có thể mang lại.
Trong kỷ nguyên công nghệ số các nhân viên hoạt định chiến lược cần phải cân nhắc đến việc lựa chọn công nghệ, thời điểm triển khai và cách thức triển khai dựa vào quy mô và tài nguyên của doanh nghiệp để thu được hiệu quả tốt nhất.

8. Các ngành ứng dụng RPA phổ biến

Hiện nay các hệ thống Tự động hóa quy trình bằng Robot RPA đã và đang được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực công nghiệp, kinh tế:

Tài chính và ngân hàng
Lĩnh vực sản xuất/bán lẻ
Lĩnh vực viễn thông
Lĩnh vực Logistics

9. Tổng kết

Trên đây là toàn bộ thông tin bạn cần biết về hệ thống RPA là gì. Hi vọng rằng bạn đọc đã có đầy đủ kiến thức cần thiết nhất để triển khai các hệ thống RPA trong doanh nghiệp, tập đoàn lớn hiện nay. Nếu bạn đọc còn bất kỳ thắc mắc nào cần giải đáp, hãy để lại những câu hỏi trong phần bình luận để chúng tôi có thể giải đáp chi tiết nhất cho bạn!